Guia do controle de estoque para pequenas empresas

Um rigoroso controle de estoque é fundamental para o sucesso de pequenas empresas. Apesar disso, essa gestão é ignorada em muitas empresas por simples desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração.

A falta de atenção a essa área é um erro crucial que pode comprometer a estrutura do negócio. Afinal, o controle de estoque é um dos pilares que sustenta os resultados positivos, garante a eficiência empresarial e reduz custos e perdas.

Mas o que significa fazer a gestão o estoque? A ideia é monitorar os produtos armazenados para garantir que as demandas serão atendidas sem haver excessos e prejuízos.

Nesse processo, é importante reconhecer que as mercadorias sem giro representam dinheiro parado, situação que impacta diretamente o capital de giro.

Por isso, é imprescindível saber como fazer esse monitoramento. Neste post, vamos apresentar quais são as características desse controle em pequenas empresas, um passo a passo para efetivá-lo e como o sistema de gestão facilita o procedimento.

A seguir, tire todas as suas dúvidas sobre os seguintes tópicos:

O que é o controle de estoque
Como funciona o controle de estoque em pequenas empresas
Passo a passo para implementar
Como tornar a gestão de estoque mais eficiente
Principais ferramentas de controle
4 erros que você precisa evitar
Vídeo: estoque e plano de contas
Preciso mudar: e agora?
Sistema online de controle de estoque

O que é controle de estoque

O controle de estoque é o monitoramento e a análise dos materiais em uma empresa para garantir um bom funcionamento de todas as operações.

Uma gestão adequada dos fluxos de entrada e saída permite prever necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos e obter condições de negociação melhores com fornecedores.

Em outras palavras, registrar e controlar tudo que entra e saí da empresa. Sim, isso vai dar um certo trabalho, mas ter esse controle vale a pena, pois ele oferece muitos benefícios:

Otimizar o investimento com o estoque;
Fazer estimativas devendas;
Projetar com antecedência os pedidos aos fornecedores;
Aprimorar planejamento da produção;
Descobrir osprodutos que mais vendem e os que menos vendem;
Criar ofertas e precificar adequadamente.

Viu como é importante? Bom, agora vamos à prática.

O controle de estoque pode ser feito de diversas maneiras, desde caderninhosaté sistemas bem mais avançados.

É claro que a gente recomenda a adoção de um controle online, mas a gente entende se você ainda não estiver pronto.

De qualquer forma, vale a pena entender melhor como essa gestão influencia nos resultados do negócio e deve ser levada a sério.

Importância do controle de estoque em pequenas empresas

Muitos empreendedores relegam a gestão do estoque a um segundo plano por gerirem um negócio de pequeno porte. Esse pensamento faz parte de um mito que deve ser eliminado.

Ter um controle total do que entra e sai da sua empresa evita prejuízos significativos devido a furtos e também aumenta as chances de encontrar oportunidades de negociação com os fornecedores.

Ao mesmo tempo, torna mais fácil criar promoções para os clientes, organizar demandas e vender mais.

Da mesma forma, é mais fácil lidar com os produtos sem giro quando você conhece a situação do estoque. Se determinado item está parado há muito tempo ou uma mercadoria específica está perto do prazo de vencimento, uma ideia é oferecer descontos para incentivar a compra.

Nesse caso, é bom lembrar: produtos fora do prazo de validade podem acarretar em multas e até no fechamento do estabelecimento pela Vigilância Sanitária.

Assim, é fundamental compreender que a gestão de estoque tem tudo a ver com o financeiro. Muitos produtos parados representam dinheiro retido.

Já a falta de uma estratégia eficiente para os itens armazenados impede uma boa negociação e ocasiona a perda de oportunidades de compra.

Passo a passo para o controle de estoque

Esse processo de gestão do estoque deve seguir os seguintes passos:

Realize um inventário

Esse procedimento é obrigatório e exige atualização constante. Liste todos os produtos estocados e as quantidades de cada um.

Conforme as entradas e saídas acontecerem, revise os dados do fluxo e insira as datas de movimentação. Perceba que essa atividade previne falhas. Por isso, é indicado centralizá-la em um colaborador ou equipe.

Automatize o controle de estoque

A tecnologia auxilia na localização de produtos e atualização do inventário. Fazer isso por meios manuais e obsoletos exige muito tempo, que se reflete em custos elevados.

Treine os colaboradores

A equipe deve estar pronta para executar as atividades de gestão de estoque. É importante que um líder de equipe se responsabilize pela verificação rotineira desse controle e monitore o funcionamento do sistema.

Conheça os tipos de controle de estoque possíveis

Esse processo pode ser dividido pela periodicidade. Nesse caso, a classificação pode ser:

Permanente: é o acompanhamento em tempo real e que prevê a reposição sempre que o limite mínimo de um item é atingido
Temporário ou periódico: complementa a análise da gestão do estoque e é usado para manter o balanço patrimonial. Seu objetivo é evitar a falta de um produto.

Já na questão de mensuração, a divisão é de estoque:

Físico: acompanhamento em relação à quantidade
Valor monetário: cálculo de investimento dos custos de cada produto.

Por fim, há 3 possibilidades para modelo de controle:

Mínimo: permite a divisão em reserva e principal para que quando um for finalizado, o outro seja ativado. O intuito é evitar prejuízos ao giro das mercadorias;
Renovação periódica: atende a demanda em quantidade mínima em períodos predeterminados até que seja feita a reposição futura;
Fim específico: contempla uma necessidade predeterminada, caso de um evento temporário ou promoção.

Otimize o estoque

A quantidade de produtos armazenados deve estar em equilíbrio, sem faltas ou excessos. O controle permite a otimização desse processo pelo conhecimento da rotatividade das mercadorias e possibilidades reais de venda.

O inventário também ajuda, porque fornece uma análise importante para identificar saídas, constâncias dos produtos e potenciais sazonalidades.

Estabeleça uma margem de perdas e danos

Em certos momentos, ocorrerão perdas, por melhor que seja a gestão realizada. Em alguns casos, pode-se ter até uma perda dupla (na compra e na venda), caso dos itens com validade vencida.

Por isso, é essencial definir um limite de perdas e danos. Depois busque se manter dentro dessa meta.

Calcule os custos de armazenamento

O controle de estoque em pequenas empresas contém custos relativos ao espaço utilizado, equipe direcionada à atividade, sistemas adotados, perdas e danos etc. Avalie o custo e busque elevar a eficiência.

Promova os produtos parados

Os itens sem giro devem ser alvo de uma estratégia específica para evitar que fiquem encalhados. O ideal é oferecer descontos ou promoções para vendê-los mais baratos e fazê-los sair do estoque. Desse modo, é possível apostar em itens mais valorizados e com mais vendas.

Cuide com o picking

Essa é a atividade de separação e preparação do pedido a fim de ser entregue ao cliente. É comum haver problemas nesse processo, que geram conflitos com os clientes e mais despesas.

Por isso, tenha um cuidado extra para evitar o envio de produtos com defeitos, errados ou fora do prazo, por exemplo.

7 medidas para melhorar a gestão do estoque

Registrar e controlar tudo isso não é fácil, a gente sabe. Mas ter esse controle vale a pena. A qualidade da gestão dessa parte da vida da empresa está ligada ao tipo de recurso que você usa.

Lápis e caderno até funcionavam no passado. Mas hoje você precisa, pelo menos, de planilhas e, de preferência, recursos mais avançados para a otimização dos esforços.

A seguir, confira sete medidas que vão tornar seu controle mais eficiente:

Crie padrões e regras para organizar o estoque

O espaço onde você armazena as mercadorias precisa ser organizado e limpo. O lugar de cada mercadoria precisa estar definido conforme os requisitos de armazenamento (temperatura, umidade, circulação de ar etc.).

Estabeleça também normas, como horários para movimentação de mercadorias, ações necessárias antes e depois da chegada ou saída de itens.

Defina processos e responsabilidades

Relatórios de inventário, indicadores, fluxos de entrada e saída, organização física, atualização de informações… As diferentes etapas e tarefas associadas à gestão e controle do estoque precisam estar definidas, com responsáveis por cada uma.

Desenhe o fluxo de entrada e saída

Construa um fluxograma ou apenas escreva o passo a passo de cada entrada e saída de mercadorias. Quanto mais clareza você tiver sobre responsabilidades, mais simples você consegue resolver problemas.

Controle com rigidez

Identifique tudo o que você tem armazenado, seguindo os padrões que definiu previamente. Garanta também controle sobre entradas e saídas, contando com os responsáveis por cada etapa.

Defina datas e períodos para compras

Selecione fornecedores de confiança e programe pedidos. Escolher parceiros comerciais é decisivo para reduzir riscos de ficar na mão. Bons fornecedores ainda permitem negociar prazos de pagamento, quando necessário.

Ao mesmo tempo, antecipar pedidos por demandas previsíveis ajuda a conseguir condições melhores de negociação, ao passo que deixar para solicitar tudo na última hora dá margem para cobrança de preços mais salgados. Parceiros, sim, mas negócios à parte.

Defina volume mínimo e máximo para cada produto

Ter um item de determinado produto é muito ou pouco? E 100 itens? Isso depende de cada caso, da procura, dos fornecedores, de sazonalidades etc.

Para calcular, considere a velocidade da rotatividade (giro de estoque), o preço pago e economia de escala em caso de pedidos de quantidades maiores, prazo de entrega de seu fornecedor e tempo entre o recebimento da mercadoria e a distribuição para seu cliente final. Você quer o equilíbrio, para não deixar de vender nem ficar com mercadoria parada.

Mantenha operação e controle constantes

Organizados os controles, é hora de trabalhar para fazer o processo rodar. Dá trabalho, mas vale a pena verificar ganhos de produtividade e economia de recursos, com redução de perdas.

Disponibilizamos duas planilhas para ajudar você a registrar as movimentações do estoque.

Ferramentas para o controle do estoque

Algumas ferramentas podem ajudar muito nessa gestão. Confira alguns recursos disponíveis.

Modelo de controle de estoque

O registro de itens é importante, como citamos, para que você conheça os produtos e possa analisar a demanda, considerando tipos.

Saber que as camisetas vermelhas vendem mais do que as azuis muda o volume de cada uma delas a seu fornecedor.

Uma planilha de controle de estoque começa pela documentação das características, quantidades, preço e volume armazenado.

Você provavelmente precisará usar uma identificação clara para cada tipo de produto, como um código numérico, por exemplo.

Planilha de entrada e saída de materiais

O fluxo de entrada e saída de materiais do inventário é uma outra dimensão do controle, porque diz respeito a controles de compras (entrada) e vendas (saída), além de itens como perdas.

Registrar as datas de movimentações é importante para calcular a rotatividade, mas também por motivos de segurança.

Planilha de giro de estoque

O giro ou rotatividade de estoque é um indicador que mostra o ritmo de renovação do inventário.

Calculado em itens de cada produto ou em valor acumulado e vendido, é um índice calculado com uma divisão simples: o volume de vendas pelo volume médio de mercadorias armazenadas em um determinado período. Por ser aplicável a diferentes tamanhos de empresa, é um padrão de mercado para medir e avaliar a gestão dessa área da empresa.

Uma planilha de giro de estoque permite calcular a velocidade de renovação e o tempo médio de permanência de cada produto nas prateleiras.

Permite saber ainda quais itens estão envelhecendo e quais podem ter ficado em falta.Ao envolver médias, você provavelmente precisará ficar atento a sazonalidades(picos e baixas de procura).

Sistema online de estoque

A tecnologia torna tudo fica mais fácil. Com um sistema de gestão integrado ao estoque e às diferentes áreas da empresa, você vai muito mais longe (e muito mais rápido).

Por isso, preparamos um tópico inteirinho sobre o assunto. Se quiser pular para lá, clique aqui.

4 erros que você precisa evitar na gestão do estoque

Como você vê, esse controle não é simples e envolve diferentes dimensões.

Por isso, vale a pena observar com atenção alguns erros comuns que precisam ser evitados:

Aquisição de estoques acima ou abaixo do necessário

É muito importante para todo empreendedor saber exatamente o quanto precisa comprar para atender à sua demanda.

As mercadorias excedentes são sempre um custo, já que a maioria delas sofrem depreciação com o tempo até se tornarem obsoletas, além do risco de serem danificadas no local de armazenamento.

No caso de produtos alimentícios, por exemplo, o problema é ainda mais grave, pois eles têm curto prazo de validade e não poderão mais ser vendidos.

Por outro lado, o conservadorismo também pode ser um erro, porque a carência de estoques atingirá diretamente o quadro de vendas, muitas vezes passando a falsa impressão de que aquele produto é pouco procurado em estudos posteriores.

Além disso, produtos indisponíveis frustram a intenção de consumo e resultam em perda de faturamento.

Por isso, nas fases iniciais da empresa, o ideal é que seja realizada uma gerência de acompanhamento para identificar os itens mais procurados.

A partir daí, a análise de vendas deve ser acompanhada a cada mês, para saber como está o ritmo do mercado.

Não utilizar software para realizar o gerenciamento do estoque

Até é possível gerenciar movimentos de entrada e saída de mercadorias na ponta do lápis ou em planilha de controle de estoque, no computador.

O que acontece na prática, porém, é que, no meio das tarefas rotineiras, a administração acaba não dando a atenção necessária para essa função.

Assim, confiar em anotações em fichas e cadernos em papel não é uma parte das empresas.

Mesmo planilhas, úteis até determinadas fases do negócio, tornam-se ultrapassadas diante de algumas complexidades. Fique atento.

À medida que seu negócio cresce e evolui, você precisará de recursos mais avançados de gestão.

Dessa forma, não utilizar um software para a gestão exige dedicação de muito tempo e atenção a detalhes, além de favorecer riscos de erros de anotação ou redigitação.

Hoje, as tecnologias estão cada vez mais baratas e acessíveis. Além de gerenciar o estoque, um software online para controle de estoque pode auxiliar nos fluxos de caixa e até na emissão de notas fiscais.

Não descrever e identificar os itens do estoque

Azul, preto, vermelho, pequeno, médio, grande. Descrever os produtos é uma tarefa aparentemente supérflua, mas não se engane.

A identificação de cada item no estoque tem diversas finalidades, que vão desde a correta aquisição dos mais vendidos – a cadeira vermelha, da mesma marca que a azul, pode ser mais procurada – até a realização de um cadastramento correto dos itens estocados, evitando duplicidade.

Quanto mais informações tiver, mais fácil será para o gestor compreender como funciona o seu mercado e sua empresa.

Lembre-se: não descrever nem categorizar os itens limita a capacidade de gestão.

Pensar em valores e não no tempo médio de estocagem

Muitas vezes, os números podem ser traiçoeiros para o empreendedor.

Ao pegar as planilhas da sua empresa em um certo momento, por exemplo, um gestor pode verificar que a soma do item A está avaliada em R$ 1.000 e a do item B está avaliada em R$ 5.000. Após cinco dias, ele é surpreendido ao perceber que o item B está esgotado, enquanto ainda há R$ 200,00 reais em estoque do item A.

Quando o gestor já domina o seu mercado, ele deve pensar no tempo que os itens costumam ficar estocados, não só nos seus valores, evitando assim surpresas desagradáveis.

Ou seja, analisar apenas o valor dos itens armazenados e não o tempo médio de estocagem pode esconder a velocidade com que cada produto é renovada.

Assim, perceber o ritmo do giro de estoque dá uma visão mais clara sobre a necessidade de ação a respeito de cada produto.

Vídeo: Controle de estoque e plano de contas

A gestão de estoque é essencial para a criação dos planos de contas. E é por meio deles que você consegue identificar e organizar as operações financeiras de sua empresa.

Neste vídeo abaixo, o CEO da ContaAzul, Vinicius Roveda, fala sobre como o plano de contas pode ajudar tanto na hora em que a empresa precisa economizar, quanto no momento em que são necessários investimentos.

Confira:

Esse material especial faz parte de uma série de vídeos com dicas para gestão financeira.

Veja também:

Preciso mudar: e agora?

Como vimos, de nada adianta todo um trabalho duro na conquista do cliente e preocupação com o atendimento se, na hora de entregar o produto, ele não está disponível. Pior é quando seus controles dizem que tem estoque, mas a mercadoria não está lá.

Por isso, se você identifica que esta é a hora de mudar e tornar seu controle de estoque mais eficiente, preste atenção ao nosso resumão de dicas e, por fim, uma solução completa para a gestão do seu negócio.

Acompanhe:

São muitos detalhes, mas há um atalho para acelerar essa jornada rumo ao estoque 2.0.

Veja a seguir.

Sistema online de gestão de estoque

O sistema online de gestão de estoque facilita todos esses processos mencionados acima e ainda integra outros controles necessários para a saúde financeira da empresa.

Será que você precisa de um? Provavelmente, sim.

Como você sabe, alimentar diferentes planilhas ou fichas de cadastro de produtos pode ser um trabalho que se multiplica e que não está imune a erros.

E é importante considerar que a gestão de estoque é um tema delicado, porque permite importantes cortes de custos se devidamente otimizado.

Proporciona ainda informações para a estratégia da empresa e para o time de vendas, sobre preferências e tendências do mercado, além de oportunidades de promoções com base no inventário acumulado.

Para manter as informações atualizadas e confiáveis, cada vez mais empresas buscam sistemas para controlar e gerenciar estoques também esses fluxos do negócio.

A possibilidade de integração desses softwares com módulos de outras áreas, com trocas de dados automatizadas, permite ganhar tempo e aprimorar os controles.

Como escolher o sistema de estoque

O resultado vale o investimento. Mas como escolher um que seja adequado para a sua demanda atual?

Existem dezenas, talvez centenas de sistemas de controle e gestão de estoque, e cada um é melhor para um tipo e tamanho de empresa.

Vamos dar algumas dicas do que analisar na escolha:

Busque um sistema que esteja dentro do seu orçamento;
Veja se o sistema possui os campos dos produtos e as funcionalidades que você precisa;
Procure sistemas de estoque que são facilmente adaptáveis à estrutura atual da empresa;
Se possível, fique longe de programas robustos demais, que acabam atrapalhando mais do que ajudando;
Garanta que o sistema rode online e que seja intuitivo para que seus funcionários saibam usar;

Por meio de uma solução com as características acima, é possível trabalhar:

O giro de estoque para garantir o volume adequado de cada produto
A facilidade na emissão de notas fiscais, a fim de agilizar o procedimento para transportadoras e fornecedores
O controle de compras
O inventário do estoque, evitando excessos e ausências.

Além disso, você consegue descobrir o giro de estoque ideal para programar as compras da sua empresa e verificar aqueles itens que precisam ter sua aquisição repensada.

Em resumo, o controle de estoque é essencial para sua empresa elevar a eficiência e evitar perdas. Lembre-se: essa atividade está relacionada ao equilíbrio financeiro do seu negócio.

Por que adotar o sistema de controle de estoque online

Veja algumas razões por que um sistema online vai resolver seu problema e ainda acelerar todas as rotinas da sua empresa:

Ferramenta fácil de ser operada

Contar com um sistema online para o controle de estoque pode fazer com que as tarefas do dia a dia sejam mais simples.

No programa, é possível cadastrar os produtos e, na mesma tela, visualizar todos os itens, o valor de venda e a quantidade disponível em estoque.

Tudo isso para fazer com que o seu inventário também fica fique menos complicado e mais prático. Em poucos cliques, o usuário consegue uma visão geral do estoque e realiza o processo com procedimentos básicos.

Um software online também permite importar o cadastro de produtos que sua empresa já possui em uma planilha. Esse procedimento pode ser feito em poucos minutos e auxilia a migração para o novo sistema.

Além disso, controlando o estoque pela web sua empresa pode dar entrada a importações, devoluções e compras de fornecedores que não emitem nota. Isso ajuda a garantir o registro de entradas e saídas de dinheiro.

Integração das informações

Uma das grandes vantagens de controlar o estoque pela web é a possibilidade de integrar todas as informações disponíveis no sistema.

Em um só programa é possível registrar os pedidos de compra (informando dados como número de nota fiscal, fornecedor, transportadora e forma de pagamento) para monitorar a entrada de produtos e já atualizar automaticamente o controle estoque.

Isso elimina a necessidade de entrar com dados duplicados, economizando tempo e esforço de sua equipe.

Seus fornecedores também ficam cadastrados no sistema: com poucos cliques, é possível acessar todos os dados cadastrais como CNPJ, endereço e contatos.

Agilidade nos processos

A cada dia, o tempo torna-se um bem valioso para as pessoas e as organizações. Controlar o estoque em uma plataforma online pode liberar horas preciosas para que seus funcionários se dediquem a atividades voltadas para o negócio.

A economia de tempo pode ser obtida por meio da emissão de notas fiscais de entrada ou saída, tendo em vista que o sistema obtém todas as informações a partir do cadastro de produtos, fornecedores e transportadores. Dessa forma, também evita-se a entrada da mesma informação por mais de uma vez.

Como vimos anteriormente, o processo para realizar o inventário fica muito mais simples. Consequentemente, essa atividade também se torna mais ágil. Com poucos cliques é possível carregar todos os produtos na tela de uma única vez e conciliar a quantidade de itens no estoque real com o sistema, evitando as longas contagens manuais.

Planilhas Controle de Estoque

Disponibilizamos duas planilhas para ajudar você a registrar as movimentações do estoque.

Suporte técnico

Se sua empresa conta com um sistema de controle de estoque online, você estará sempre atualizado com as principais tendências do mercado e poderá contar com profissionais de ponta caso precise de suporte técnico.

Escolha a Conta Azul

Gostou de entender mais sobre o controle de estoque em pequenas empresas? Experimente o sistema de gestão de estoque da ContaAzul.

Com essa plataforma, você integra todas as áreas da empresa, acelera as rotinas operacionais do negócio e se conecta diretamente com o contador. Ou seja, ganha agilidade na emissão de notas fiscais, controle de vendas, gestão de estoque, projeção de caixa, registro de contas a pagar e receber e muito mais.

Tudo isso em um ambiente intuitivo, seguro, confiável e acessível de qualquer lugar, sem dificuldade de adaptação e com suporte total.

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